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Éste es el prototipo clásico de un negocio:
el empresario que inicia un proyecto en un cuarto auxiliar de su casa y termina
con una empresa de nivel mundial. Larry Page y Sergey Brin, por ejemplo,
alcanzaron la fama empezando el desarrollo de Google en un garaje, con jacuzzi
y puerta controlada a distancia.
Esas anécdotas lucen bien en retrospectiva,
pero no todos los negocios de garaje resultan tan exitosos. La primera
impresión es la que cuenta. Esto incluye la dirección comercial de tu negocio,
si el teléfono es contestado y la forma en que se contesta, y el lugar en el
que te reúnes con clientes e inversionistas potenciales.
Los propietarios de pequeñas empresas lo
saben, pero su dilema es qué hacer al respecto. Una oficina que impresione y un
grupo de personas que contesten las llamadas telefónicas y sepan atender a los
visitantes pueden consumir una porción considerable de su presupuesto. ¿Cómo
garantizar que las primeras impresiones sean positivas sin verse agobiado por
estos costos operativos?
Para muchas empresas, la respuesta está en
los entornos virtuales, con los que se puede proyectar la presencia de una
empresa más estructurada a una fracción de lo que le costaría un espacio de
oficina que le proporcione prestigio.
Razones para usar entornos virtuales
Las oficinas virtuales permiten que los
negocios que se llevan desde el hogar, las empresas que se están iniciando y
los pequeños negocios ya establecidos puedan proyectar una excelente imagen sin
incurrir en los gastos inherentes a un espacio de oficina físico. Por un costo
mensual establecido, es posible obtener una dirección comercial profesional, un
número de teléfono exclusivo contestado por una recepcionista local y la
administración de tu correo y llamadas.
El objetivo por el cual se usan determina la
forma en que se usan, por lo que es una excelente idea considerar cuáles son
las características que mejor se adaptan a tu tipo de negocio.
1. Dirección comercial que proporcione
prestigio.
Por ejemplo, algunas de las direcciones
comerciales de oficina virtual más populares se encuentran en el Chrysler
Building de Nueva York, en el Berkeley Square de Londres y en el Citigroup
Center de Sydney. Una de estas direcciones comerciales puede hacer maravillas
con tu imagen; proyectará mayor profesionalismo que la dirección y es un sitio
en el que se puedes causar una buena impresión cuando te reúnas con clientes e
inversionistas.
2. Imagen más profesional.
Para negocios con sede en el hogar, resulta
una pesadilla la posibilidad de que la llamada de uno de sus más importantes
inversionistas potenciales sea contestada por su hijo de 3 años de edad. Y
cuando recibas la llamada de un cliente importante, ¿realmente deseas que tu
conversación tenga como trasfondo una discusión de tus hijos a todo pulmón?
Muchos empresarios desean escapar de la
sensación de estar encadenados al escritorio. Desafortunadamente, esta
sensación se replica cuando te instalas en tu nuevo escritorio pero te sientes
incapaz de ausentarte por temor a perder alguna llamada importante. Con una
oficina virtual, puedes desplazarse e incluso tomar algún tiempo libre, con la
seguridad de que nadie lo notará.
4. Eliminar las distracciones.
Además de ser costoso, operar una oficina
consume tiempo. Es necesario administrar el personal de soporte, equipar y
mantener la oficina, y esto es apenas una pequeña porción de una larga lista de
actividades. Usar una oficina virtual hace posible que otros se encarguen de
estas tareas, lo que permite concentrarse en las actividades que realmente le
son importantes.
5. Expandirse a nuevos mercados.
Muchas empresas usan una oficina virtual para
establecerse en otras regiones. Es una excelente forma de proyectar presencia
mientras se prepara para establecer sus instalaciones físicas en la región.
6. Como configuración permanente o como
estación temporal.
Si estableces tu oficina virtual en una
ubicación que ofrece oficinas de campus u oficinas con servicios incluidos,
puedes crecer sin necesidad de cambiar su dirección comercial ni de buscar
nuevas instalaciones.
Un cambio que toma sólo unos minutos
Configurar una oficina virtual puede tomar
sólo unos clics. Las ventajas son evidentes, pero vale la pena pensar acerca de
las características que son de tu interés. ¿Deseas que el correo postal se
redireccione de tu dirección comercial hacia tu oficina real? ¿Deseas también
el servicio de contestación de llamadas? ¿Es importante tener una dirección
comercial de prestigio en un centro internacional de negocios o prefieres algo
más cercano a tu hogar para que puedas usar de forma fácil las áreas de
trabajo, las salas de reuniones y los servicios de videoconferencia?
Las oficinas virtuales pueden satisfacer
todas estas necesidades específicas; sólo necesitas establecer cuáles son las
suyas. La imagen y las perspectivas de tu negocio y la calidad de tu entorno de
trabajo pueden ser transformadas en sólo unos días.
