La oficina virtual

Una oficina virtual (virtual office) es un servicio de oficina compartida, que permite a empresas extranjeras o a personas que trabajan desde casa, disponer de un domicilio comercial permanente, en un determinado país.

La oficina virtual ofrece diferentes servicios a sus clientes, que se pueden normalmente contratar por paquetes o módulos, según cada necesidad.  

A continuación mencionamos los principales:

-Servicio de recepción de correspondencia o maildrop.

-Servicio de gestión de llamadas telefónicas en diferentes modalidades: voice mail box (buzón de voz),  call forwarding o call redirecting (reenvío de llamadas) y call answering (recepción de llamadas por operadora).

-Servicio de recepción de fax, normalmente mediante el sistema llamado efax o fax to email.

-Alquiler de oficinas y salas de reuniones por horas.

¿Quiénes utilizan una oficina virtuall?

Es muy útil para pequeños emprendedores o personas que trabajan desde casa y que no disponen de suficientes recursos para el alquiler de una oficina convencional. Mediante la oficina virtual, pueden contar con una dirección de correo física en una prestigiosa calle de cualquier ciudad. Además les permite administrar sus llamadas telefónicas de una manera más profesional.

Pueden disponer por unas horas de un despacho o sala de reuniones en un moderno edificio de oficinas, en caso de tener que atender puntualmente a algún cliente. Todo ello por un precio muy inferior al que pagarían por alquilar un despacho propio. En algunos casos incluso es posible utilizar la dirección de la oficina virtual como domicilio social y de registro de la sociedad. Para ello normalmente se fija una placa con el nombre de la empresa en el “lobby” de entrada al edificio.

También empresas pueden beneficiarse de la utilización de una oficina virtual. Pueden establecer una presencia global en diferentes países a cuyos mercados quieren acceder. En una fase inicial es útil contar con un domicilio de recepción de correspondencia y de números de teléfono locales, o incluso de oficinas por horas para entrevistarse con potenciales clientes o realizar selecciones de personal de cara a un futuro establecimiento permanente.

Las oficinas virtuales son además una herramienta fundamental para las sociedades offshore o sociedades no residentes constituidas en paraísos fiscales. Estas empresas no tienen un domicilio físico en su país de constitución y en muchos casos necesitan contar con una dirección de recepción de correo y números de teléfono locales para reafirmar su imagen corporativa.

A menudo establecen también oficinas virtuales adicionales en diferentes ciudades importantes del mundo, ya que esto permite transmitir una imagen de corporación global, además de facilitar la comunicación con los clientes de cada área.

En el caso de las sociedades offshore, la oficina virtual constituye una importante herramienta de privacidad. Permite al propietario de la empresa radicada en un paraíso fiscal, recibir su correspondencia (como por ejemplo extractos bancarios) confidencialmente en la dirección de su maildrop. Este normalmente se encuentra situado en algún centro financiero importante. Desde allí le podrá ser reenviada de manera discreta con la frecuencia y por la vía elegidas.

Así no causará mucha extrañeza a su cartero o a sus vecinos, si usted vive en Dublín (Irlanda) y recibe una vez al mes un sobre neutro desde una dirección de negocios en Londres. Sin embargo dará que hablar si dos o tres veces por semana le llegan cartas con membretes de exóticos bancos e instituciones situados en paraísos fiscales y coloridos sellos de las islas Caimán o las Seychelles.

Debido a los mencionados objetivos de privacidad e imagen corporativa global, las localizaciones más populares para una oficina virtual son sin duda grandes ciudades como Londres, Nueva York u Hong Kong. No obstante, es posible contratarlas casi en cualquier ciudad importante del mundo, o incluso en modernas áreas industriales. Esto último es atractivo para empresas que se dedican a las nuevas tecnologías y les interesa un domicilio en algún parque tecnológico representativo para el sector.