Demo para familiarizarse con la oficina virtual

Muchas veces se ha dicho que hoy la red de redes, Internet, está omnipresente en nuestras vidas y sin duda decir eso no es faltar a la verdad, incluso podemos decir que Internet ha modificado nuestras pautas de vida y que ha modificado incluso nuestras actividades diarias y nuestra forma de vivir en muchos ámbitos. El mundo de los seguros es uno de esos ámbitos, y la aparición de la llamada oficina virtual ha supuesto una revolución, pero ¿todo el mundo la sabe utilizar? ¡Practiquemos!

A veces hemos hablado de las ventajas, de los beneficios y de las bondades de la oficina virtual, de operar con nuestra compañía a través de Internet. Y hemos dicho también que en realidad la oficina virtual ya no es algo residual, sino que es un apéndice más de la estructura general de la empresa, a veces casi forma parte de la parte estructural de la compañía y es su espina dorsal, su columna vertebral, su parte central. Pero incluso en los casos que no son así la oficina virtual será una oficina más de la entidad.

Pero no todo el mundo sabe acceder o sabe utilizar adecuadamente todas las ventajas y prestaciones que nos ofrecen estos nuevos medios tecnológicos, y con ellos una de las prestaciones que estos permiten que es el desarrollo de oficinas virtuales. Para disminuir los efectos negativos del desconocimiento de muchos usuarios de estos sistemas cada vez más existen todo tipo de cursos para ayudar a las personas a involucrarse en ellos, pero las compañías directamente también ponen de su parte.

Y ponen de su parte a través de tres vertientes. Por un lado desarrollando fuerte, buena y comprensible información y material de ayuda alrededor de la oficina virtual para que nos sea fácil de utilizar.

Por otra parte nos ofrece cada vez un entorno más fácil e intuitivo de utilizar (lo que en la jerga tecnológica se denomina dotar a la oficina virtual de una cada vez mejor “usabilidad”), y por último nos ofrecen en algunos lugares demos virtuales.

Las demos virtuales son como bancos de pruebas, zonas que emulan a la operativa real de la oficina virtual pero que en realidad son una zona de prácticas y donde la operativa que se realiza no es real, y por ende no se corre ningún riesgo en caso de cometer error. Sin duda las zonas de demo son las mejores para irnos familiarizando con el sistema, y para que una vez ya familiarizados demos entonces sí, el paso a la operativa real.

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Los beneficios de una oficina virtual

Ventajas y beneficios al contratar el servicio de oficina virtual

Para una empresa, sin importar su tamaño, la inversión inicial en instalaciones siempre resulta un elemento a considerar al momento de sumar todos los costos necesarios para comenzar a operar.

Los depósitos iniciales de renta, la contratación de todos los servicios como son luz, teléfono e internet y la compra del mobiliario de oficina y equipo de cómputo son sin duda un gasto tan considerable que en ocasiones incluso, puede poner en duda el arranque o no del nuevo negocio.

Una vez que la empresa inicia operaciones, los gastos fijos son siempre un rubro importante en el presupuesto mensual del negocio. La renta de las oficinas, el pago de los diferentes servicios y por supuesto el pago del personal secretarial hacen que la empresa tenga la necesidad de destinar un porcentaje significativo de sus utilidades para cubrir estos gastos.

Adicional al aspecto financiero, también es importante considerar la parte legal de ser arrendatario y patrón de un mayor número de personas. Como es de suponerse, de esta forma  los riesgos a los que la empresa se enfrenta son mayores, por ejemplo, en caso de que el local arrendado sufra algún incidente como un incendio, una inundación o un derrumbe, el representante legal deberá deslindar a la empresa de alguna responsabilidad, y si éste no pudiera ser el caso, entonces la empresa deberá subsanar los daños y perjuicios causados, generándose con esto una afectación a sus flujos de efectivo.

Como ejemplo de riesgos laborales, puede darse la situación en la que algún empleado sea separado de la empresa y él decida iniciar alguna defensa legal, estableciendo una demanda de indemnización, con esto, el negocio puede verse afectado tanto financiera como legalmente incurriendo en gastos durante el tiempo que dure el juicio.

Los puntos tratados anteriormente, no deben ser una serie de causas que desmotiven al emprendedor a llevar a cabo su idea; nosotros en nuestra tarea de consultores de negocio, ayudamos a nuestros clientes en esta primera etapa de su empresa, a encontrar opciones para enfrentar estas situaciones que les permitan iniciar operaciones manteniendo estabilidad financiera y reduciendo cualquier riesgo legal que pudiera existir.

Una de las opciones que les presentamos a nuestros clientes, tanto micro como pequeños o medianos empresarios, es la de contratar los servicios de una oficina virtual. Este tipo de oficinas, presentan ventajas considerables que permiten iniciar de una manera más fácil y segura una empresa.

Por ejemplo, no será necesario considerar  dentro de la inversión inicial, los gastos por la contratación de servicios como son luz o teléfono, tampoco se incurrirá en una disminución del flujo de efectivo al tener que destinar 2 o 3 meses de renta como depósito por utilizar el local en el que se establecerán las oficinas.

Para el caso del personal que contestará los teléfonos y realizará algunas actividades secretariales, las oficinas virtuales, también ofrecen este servicio, con lo que los riesgos laborales y gastos de reclutamiento y capacitación disminuyen de manera considerable o incluso desaparecen.

Para decidir si lo más conveniente es realizar gastos para la renta, adecuación y operación de las oficinas o contratar una oficina virtual, es importante conocer cuáles serán los requerimientos de la nueva empresa en sus diferentes etapas, así como las utilidades que generará.

Nuestra recomendación permanente a nuestros clientes que están por iniciar operaciones o que desean generar mayores utilidades y reducir sus costos operativos, es contar con un Plan de Negocio, ya que a través de esta herramienta, podrán conocer los gastos que existirán y el tiempo en el que la empresa los podrá cubrir con sus utilidades. Así, por ejemplo, se podrán evaluar con anticipación los beneficios de contratar los servicios de una oficina virtual.

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La oficina virtual

Una oficina virtual (virtual office) es un servicio de oficina compartida, que permite a empresas extranjeras o a personas que trabajan desde casa, disponer de un domicilio comercial permanente, en un determinado país.

La oficina virtual ofrece diferentes servicios a sus clientes, que se pueden normalmente contratar por paquetes o módulos, según cada necesidad.  

A continuación mencionamos los principales:

-Servicio de recepción de correspondencia o maildrop.

-Servicio de gestión de llamadas telefónicas en diferentes modalidades: voice mail box (buzón de voz),  call forwarding o call redirecting (reenvío de llamadas) y call answering (recepción de llamadas por operadora).

-Servicio de recepción de fax, normalmente mediante el sistema llamado efax o fax to email.

-Alquiler de oficinas y salas de reuniones por horas.

¿Quiénes utilizan una oficina virtuall?

Es muy útil para pequeños emprendedores o personas que trabajan desde casa y que no disponen de suficientes recursos para el alquiler de una oficina convencional. Mediante la oficina virtual, pueden contar con una dirección de correo física en una prestigiosa calle de cualquier ciudad. Además les permite administrar sus llamadas telefónicas de una manera más profesional.

Pueden disponer por unas horas de un despacho o sala de reuniones en un moderno edificio de oficinas, en caso de tener que atender puntualmente a algún cliente. Todo ello por un precio muy inferior al que pagarían por alquilar un despacho propio. En algunos casos incluso es posible utilizar la dirección de la oficina virtual como domicilio social y de registro de la sociedad. Para ello normalmente se fija una placa con el nombre de la empresa en el “lobby” de entrada al edificio.

También empresas pueden beneficiarse de la utilización de una oficina virtual. Pueden establecer una presencia global en diferentes países a cuyos mercados quieren acceder. En una fase inicial es útil contar con un domicilio de recepción de correspondencia y de números de teléfono locales, o incluso de oficinas por horas para entrevistarse con potenciales clientes o realizar selecciones de personal de cara a un futuro establecimiento permanente.

Las oficinas virtuales son además una herramienta fundamental para las sociedades offshore o sociedades no residentes constituidas en paraísos fiscales. Estas empresas no tienen un domicilio físico en su país de constitución y en muchos casos necesitan contar con una dirección de recepción de correo y números de teléfono locales para reafirmar su imagen corporativa.

A menudo establecen también oficinas virtuales adicionales en diferentes ciudades importantes del mundo, ya que esto permite transmitir una imagen de corporación global, además de facilitar la comunicación con los clientes de cada área.

En el caso de las sociedades offshore, la oficina virtual constituye una importante herramienta de privacidad. Permite al propietario de la empresa radicada en un paraíso fiscal, recibir su correspondencia (como por ejemplo extractos bancarios) confidencialmente en la dirección de su maildrop. Este normalmente se encuentra situado en algún centro financiero importante. Desde allí le podrá ser reenviada de manera discreta con la frecuencia y por la vía elegidas.

Así no causará mucha extrañeza a su cartero o a sus vecinos, si usted vive en Dublín (Irlanda) y recibe una vez al mes un sobre neutro desde una dirección de negocios en Londres. Sin embargo dará que hablar si dos o tres veces por semana le llegan cartas con membretes de exóticos bancos e instituciones situados en paraísos fiscales y coloridos sellos de las islas Caimán o las Seychelles.

Debido a los mencionados objetivos de privacidad e imagen corporativa global, las localizaciones más populares para una oficina virtual son sin duda grandes ciudades como Londres, Nueva York u Hong Kong. No obstante, es posible contratarlas casi en cualquier ciudad importante del mundo, o incluso en modernas áreas industriales. Esto último es atractivo para empresas que se dedican a las nuevas tecnologías y les interesa un domicilio en algún parque tecnológico representativo para el sector. 

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5 Razones para tener presencia en las redes sociales

Las Redes Sociales representan la mayor concentración de clientes potenciales; considerar la idea de llevar su empresa a las redes sociales, en tanto que pueden ser muchas las ventajas que se pueden obtener al utilizar una estrategia de mercadotecnia enfocada al Web 2.0.

A continuación 5 razones para llevar su organización a las redes sociales:

1. Más usuarios significa más posibilidades de negocio :Facebook con más de 750 millones de visitantes activos cada mes y Twitter con 250 millones se encuentran en los primeros lugares a nivel global, no solamente a nivel de sitios sociales, sino muy por encima de buscadores como Bing,Ask y ni que decir de otros buscadores menos populares como Duckduckgo y Altavista. Cabe recordar que hace unos años la mayor parte del tráfico y publicidad obtenida en el Internet era dada por buscadores y directorios, pero hoy por hoy la balanza se inclina cada día más hacia las redes sociales, en donde Facebook, Twitter y otros sitios de este tipo ofrecen herramientas publicitarias.

2. Herramientas publicitarias factibles y enfocadas: A diferencia de la publicidad tradicional que incluye avisos en radio, televisión e impresos y que puede llegar a costar miles de dólares, las campañas en redes sociales no sólo resultan económicas al punto de ser gratis: por ejemplo al utilizar servicios como los que ofrece Blogger o WordPress para crear el blog de una organización. Además de esto la publicidad puede dirigirse a segmentos específicos del mercado, diferenciando sexo, edad, zona geográfica, intereses y otras variables, optimizándose de esta manera los recursos.

3. Comunicación abierta y honesta: Con las redes sociales se fomenta la comunicación en más de una vía, permitiendo a los clientes hablar abiertamente de un producto o servicio. Esta libertad en la comunicación permite conocer de primera mano los puntos que deben mejorarse. Es probable que la gente diga malas cosas de un producto o servicio, pero al saber el motivo es posible rectificar y en este sentido las redes sociales se tornan cruciales. El sólo hecho de que una organización se muestre interesada en corregir errores la hará ver mucho más honesta y transparente, aumentando el respeto de los clientes hacia la empresa.

4. Creación de comunidad: Las redes sociales son principalmente interactivas y no sólo permiten establecer vínculos emotivos con los usuarios, sino que al atraer personas con intereses comunes, la organización puede mostrarse como líder en su campo. Sin embargo, para lograr este objetivo es necesario entender que no hay tal cosa como una comunidad sin contenido relevante, por lo cual el compartir información, escuchar, preguntar, responder, recompensar y sobre todo incluir información pertinente que demuestre un saber hacer, resultan cruciales.

5. Su público objetivo y la competencia ya la están usando: El ser parte de las redes sociales no solamente genera más tráfico y un mejor posicionamiento de SEO, ya que motores de búsqueda como Google cuentan los vínculos a redes sociales a la hora de posicionar un sitio, sino que le aseguramos que con más de 700 millones de usuarios activos su público objetivo ya tiene presencia en redes como Facebook. Por otro lado la competencia ya hace presencia y en este sentido los pequeños negocios han sabido beneficiarse aún más que grandes compañías en tanto que varios estudios recientes mencionan que un 40% de los pequeños negocios tienen a esta red social como su único canal de ventas.

Para concluir y después de ver las razones aquí mencionadas, se puede afirmar que las redes sociales cobran cada día más fuerza y no pueden ser simplemente ignoradas, ya que probablemente en unos años no tener presencia en estas podría ser el equivalente a no existir. Esto último en tanto que cada vez más usuarios creen que si una organización tiene presencia en las redes sociales, es porque esta es confiable y respetable.

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Inteligencia emocional: cómo aplicarla en el trabajo

Durante los últimos años existe una nueva corriente que comienza a ser muy valorada en el ámbito laboral en nuestro país. Se trata de la llamada Inteligencia Emocional, que es aquella que nos ayuda a comprender y expresar nuestras propias emociones, así como las de los demás.

Hace algún tiempo era la extensión y calidad del currículum lo que imperaba a la hora de valorar a un empleado. Sin embargo, las grandes multinacionales norteamericanas hablan desde hace años de este concepto, normalmente aplicado a relaciones personales.

Ahora el término inteligencia emocional llega al campo laboral, con el apoyo de grandes empresas como Motorola, Arthur Andersen, Boeing, Ford, General Motors o 3M. Para ellas la productividad del trabajador está estrechamente relacionada con su estado de ánimo, por lo cual han incluido en sus jornadas espacios para el descanso, como salas de meditación o servicios de masajes gratis.

Ventajas de la Inteligencia Emocional en el trabajo

Los servicios en el terreno laboral todavía son muy precarios, pues nuestras empresas no suelen contar con algunos ya considerados fundamentales en otros países, como las guarderías dentro del lugar de trabajo. Por no hablar de la terrible crisis económica que nos sitúa en un porcentaje de paro superior al 25%.

Afortunadamente, nuevas y fructíferas ideas nos están llegando desde el otro lado del Atlántico. La Inteligencia Emocional aplicada al entorno profesional es una de las que están teniendo más éxito y ofrecen un mayor número de ventajas al trabajador.

Los últimos estudios aseguran que escalar posiciones en la empresa depende más de la voluntad y grado de Inteligencia Emocional de los trabajadores que de su experiencia. Y ésta está ligada al compromiso personal, a la satisfacción y a la productividad.

Poseer estas cualidades nos aporta grandes ventajas, como la facilidad para establecer relaciones sanas y fuertes con el resto de compañeros. Esto, a su vez, nos ayuda a entender el trabajo de cada uno de ellos, así como a comprenderlos en situaciones de estrés.

Por estos motivos es tan valorada la Inteligencia Emocional en los líderes de las empresas, pues sólo ellos saben optimizar al máximo el rendimiento de sus empleados. De esta forma, también son capaces de reducir el absentismo laboral.

Además, un líder con una Inteligencia Emocional fuerte sabe contratar a los candidatos más eficaces y adecuados para sus cargos, así como adaptarse a los cambios que tengan lugar en el negocio y gestionar el crecimiento del mismo.

Cómo aplicar la inteligencia emocional en el trabajo

Una vez vistas las ventajas que nos ofrece poseer una Inteligencia Emocional sana y firme, podemos analizar algunas técnicas para aplicarla en el trabajo.

-La primera de ellas, y quizá la más importante, es aprender a reconocer tus propias emociones. Debes averiguar cuáles de ellas son las que más te afectan, positiva o negativamente, en el desempeño de tu trabajo. Estudia tus reacciones frente a cada una de ellas, comprobando si te provocan estrés, tristeza, frustración…

-Una parte fundamental de la Inteligencia Emocional es saber captar los sentimientos de los demás, para lo cual es clave saber escuchar con atención. Si es necesario, haz preguntas para no tener ninguna duda sobre sus palabras; de esta forma obtendrás toda la información posible sobre el funcionamiento de la empresa. No olvides atender también al lenguaje corporal de tus compañeros, pues las expresiones faciales y corporales nos dicen mucho sobre el interlocutor.

-Asimismo, es importante que digas lo que piensas sobre los temas relevantes, siempre desde un punto de vista respetuoso y con vistas a mejorar la calidad de tu trabajo. La aportación de buenas ideas es muy valorada en el mundo laboral. No tengas miedo de equivocarte o proponer una mala idea; quien no arriesga no gana. Debes liberar tu creatividad.

-Sin embargo, debes limitar tus reacciones ante los problemas que vayan surgiendo, evitando el dramatismo y el pesimismo extremo. Otro punto imprescindible es agradecer a tus compañeros el trabajo bien hecho, lo que te ayudará a trabajar en grupo. En este caso evita aislarte, así como pretender mandar ante los demás.

-Todo esto tiene sentido si pensamos en que el trabajo cumple una función clave en la vida de las personas, afectando no sólo a su economía, sino también a su autoestima y autoconfianza. Por tanto vemos cómo los sentimientos están presentes también en este aspecto.

-Por ello es importante que trabajes día a día por lograr una Inteligencia Emocional fuerte en tu lugar de trabajo; con paciencia y esfuerzo seguro lo conseguirás.

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Usar las desventajas para potenciar las ventajas.

Enaltecer las cualidades de un producto o de una marca, es una de las mejores maneras de provocar interés en el consumidor potencial. Hacer entender al consumidor al que se le está exponiendo una campaña, de una manera rápida y efectiva, que el producto o la marca cuenta con virtudes suficientes -que otros no tienen- para que su adquisición tenga sentido, para que sea ventajosa, debe ser la clara muestra de que, en primera, el producto o la marca, verdaderamente, cuentan con cualidades tangibles -y a la vista- y, en segunda, que existió la creatividad suficiente para lograr exponer dichas cualidades.

Por otro lado, en cualquier producto, no importando lo que sea, existirán también desventajas. Mismas desventajas que incluso podrán ser directamente proporcionales a las ventajas y que, por lo mismo, seguramente se intentarán “maquillar” para que no salten a la vista del consumidor tan fácilmente.

Ahora, ¿qué pasa cuando, por el contrario, se exponen las virtudes (las ventajas), pero únicamente después de haber expuesto los defectos (desventajas)? Pasa que, la reacción del receptor dependerá de la capacidad creativa expresada. Pasa, a su vez, que el producto o la marca, están corriendo un riesgo, probablemente innecesario, de ser etiquetados como incompetentes. Pero, en contraste, pasa también, que se manifiesta algo muy valioso: sensatez. Que, aun a expensas de ser un arma de doble filo, puede ser un gran generador de insights, puede ayudar a crear identificación y arraigo con el producto o marca.

Un ejemplo de lo planteado, lo expresa la nueva publicidad de Smart (apoyada por BBDO Berlín) para su nuevo Fortwo. En ella, en primera instancia, se manifiesta lo dificultoso que sería poseer dicho vehículo si es que las necesidades del consumidor tuvieran que ver con los trayectos fuera de la ciudad, con transportación a lugares donde no hay caminos, a lugares donde las carreteras no existen. De una manera sencilla se explica que no, el Fortwo no sirve para eso.

Y es precisamente de ahí, que surge su gran copy: “as good off road as an offroader in the city” [“tan bueno afuera del camino, como un (vehículo destinado a estar) `fuera del camino´ en la ciudad”]. Donde de manera clara se da a entender que si se trata de cumplir con los cometidos de un automóvil, el Fortwo es verdaderamente útil. Misma utilidad, a la que si se le aúna, que la mayor parte del tiempo los autos están en la ciudad, deja muy bien parado a este vehículo.

Muy plausible campaña que rompe el paradigma de que las desventajas no tienen que ser mostradas. Por el contrario, el mostrarlas con inteligencia, puede exponer con gran calidad que el producto o la marca, merecen la pena.

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