Seguro para la protección de datos

El resguardo de datos es un tema de gran importancia, por la alta cantidad de información confidencial que se maneja día a día y la vulnerabilidad que su robo puede ocasionar en los costos económicos de la empresa. ¿Cómo protegerse?

Actualmente el resguardo de datos se ha convertido en un tema de gran importancia para el sector empresarial, sobre todo por la alta cantidad de información confidencial que se maneja día a día y la vulnerabilidad que su pérdida o robo puede ocasionar en los costos económicos de la empresa.

De acuerdo con un estudio realizado por la Asociación Mexicana de Internet sobre la protección de datos personales, 81% de las empresas guardan datos personales de terceros, principalmente de identificación y patrimoniales.

Debido a esto, es importante establecer un entorno de prevención y control en el manejo de los datos. Hoy en día, hay seguros que brindan protección al corporativo ante cualquier eventualidad de este tipo y las consecuencias que pudiera conllevar.

El seguro para protección de datos nos ayuda a proteger la responsabilidad de datos personales, datos corporativos ante virus, robos de códigos de acceso, violación, modificación de datos, gastos de defensa, extorsión en la web e interrupción de negocio.

En la mayoría de las aseguradoras la cobertura se conoce como Crimen Cibernético; algunas de las coberturas que contiene este seguro son:

·        Consultas legales con abogados expertos para definir las implicaciones legales de una pérdida de datos.

·        Pago de sanciones o multas impuestas por autoridades.

·        Cobertura de gastos de remplazo de activos digitales dañados por la intromisión de un externo a sus sistemas de información.

·        Pago por interrupción del negocio.

·        Pagos por extorsión cibernética en caso de que un tercero amenace con introducir un código malicioso, interrumpir su sistema de cómputo o diseminar información personal.

No le restes importancia al tema de la protección de datos y evalúa la posibilidad de poder adquirir un seguro de este tipo para tu empresa. Recuerda que invertir en la prevención es la mejor forma de enfrentar las eventualidades de las cuales nadie está exento.

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5 tips para lograr el equilibrio entre la vida y el trabajo

Pareciera que está en el ADN de las empresas que trabajemos más de 8 horas diarias. El desgaste físico y emocional que implica dedicar tantas horas exclusivamente a temas relacionados con el trabajo puede ser perjudicial para nuestra salud, nuestro estado de ánimo y nuestras relaciones con los demás.

Sería ideal poder llegar a casa después de un día de trabajo y realmente poder desconectarnos de las tareas laborales. Pero la realidad es que hoy en día el trabajo nos sigue a todos lados. Evidentemente las repercusiones son muchas, entre ellas mucho estrés, ansiedad y poco espacio para la vida personal.

A continuación unos tips muy sencillos para poder controlar y equilibrar nuestra vida:

Construye relaciones de verdad: Proponte dedicar el mismo tiempo que pasas en Facebook o en Twitter buscando relacionarte con personas en la vida real. De acuerdo con un estudio del Center for Cognitive and Social Neuroscience titulado “Is Facebook making us lonely?” se descubrió que la gente puede llegar a tener muchas interacciones en Facebook y sentir gratificación instantánea. Sin embargo, el nivel de soledad puede llegar a ser proporcional al tiempo que pasamos conectados en esta red y evitamos el contacto personal-cara a cara.

Decide hacer más pausas durante el día: Hacer pausas es necesario para sentirnos vivos. Muévete, respira, medita, desconéctate durante algunos minutos varias veces al día. Nuestro cuerpo no fue diseñado para estar sentado viendo una pantalla de computadora todo el día. En ocasiones salir de la oficina, tomar un poco de aire fresco y permitir que nos den unos cuantos rayos de sol puede hacer una gran diferencia en nuestro nivel de enfoque y concentración. ¡Inténtalo! Puedes ponerte ciertos recordatorios o bajar algunas aplicaciones que te recuerden que debes hacer una pausa pues llevas ya muchas horas trabajando. Si tú no te obligas a hacerlo ten por seguro que ni tus jefes ni tus compañeros de trabajo llegarán a preguntarte: ¿Ya hiciste tus pausas el día de hoy? Lo importante es que durante las pausas, éstas sean verdaderas pausas, es decir, evita los juegos en la computadora, las imágenes, el consumo de información, las llamadas por teléfono y limita la comunicación con los demás al máximo. Intenta buscar un espacio donde puedas respirar profundamente por un tiempo determinado y te encuentres contigo mismo.

Enfócate y concéntrate: El simple acto de prestar atención positiva en la gente tiene un gran impacto en la productividad. Si no estamos en un estado consciente de enfoque y atención mientras leemos, escribimos o interactuamos con otros, no solo perdemos mucho tiempo y somos poco productivos sino que al final del día sentimos una gran acumulación de estrés y trabajo con pocos resultados concluidos. El reto más grande es el de dirigir nuestra atención focalizada a donde más se requiere. Si vas a tomar una llamada mientras estás realizando un reporte o hablando con alguien más, considera que te llevará un tiempo volverte a enfocar en la tarea que estabas. Aprende a priorizar y a enfocar tu atención absoluta en aquellas tareas que así lo requieran…sin interrupciones.

Cambios sencillos pero de gran impacto: Comienza a desarrollar poco a poco cambios que agreguen energía y valor a tu vida. Uno fácil, es el de evitar revisar tu email cada minuto o cada que la alerta te indica que llegó un nuevo mensaje. Elimina la opción de alertas, estar escuchando que el teléfono suena o vibra cada segundo puede generar muchísimo estrés y, como decíamos anteriormente, es fuente constante de miles de interrupciones a tareas en las que debes estar enfocado. Elige alimentos saludables, tener buena energía durante el día y un buen humor depende mucho de lo que consumimos. Adopta el hábito de tomar jugos verdes por la mañana, tomar mucha agua, comer más verduras y frutas, verás cómo notas un gran cambio en tu actitud y tu salud siendo consciente de lo que comes. Medita con frecuencia, no tienes que sentarte en postura de yogui ni encontrar el momento perfecto. Todo momento es bueno (incluso en tu cubículo) para meditar y encontrar algo de paz interior. Unos cuantos minutos al día bastarán para hacer la diferencia.

Disfruta de tu compañía: Se amable contigo mismo. No te juzgues ni autocritiques tanto. No te angusties ni preocupes tanto. Relájate más, ríete un poco más de la vida y de lo que pasa alrededor de ella. Disfruta del tiempo libre y busca tenerlo con más frecuencia para hacer cosas que disfrutes mucho. Sé amable con los demás, sonríe más y trata a la gente como te gustaría que te trataran. Al final somos un espejo, y la gente reacciona con aquello que somos y proyectamos.

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La oficina virtual

Una oficina virtual (virtual office) es un servicio de oficina compartida, que permite a empresas extranjeras o a personas que trabajan desde casa, disponer de un domicilio comercial permanente, en un determinado país.

La oficina virtual ofrece diferentes servicios a sus clientes, que se pueden normalmente contratar por paquetes o módulos, según cada necesidad.  

A continuación mencionamos los principales:

-Servicio de recepción de correspondencia o maildrop.

-Servicio de gestión de llamadas telefónicas en diferentes modalidades: voice mail box (buzón de voz),  call forwarding o call redirecting (reenvío de llamadas) y call answering (recepción de llamadas por operadora).

-Servicio de recepción de fax, normalmente mediante el sistema llamado efax o fax to email.

-Alquiler de oficinas y salas de reuniones por horas.

¿Quiénes utilizan una oficina virtuall?

Es muy útil para pequeños emprendedores o personas que trabajan desde casa y que no disponen de suficientes recursos para el alquiler de una oficina convencional. Mediante la oficina virtual, pueden contar con una dirección de correo física en una prestigiosa calle de cualquier ciudad. Además les permite administrar sus llamadas telefónicas de una manera más profesional.

Pueden disponer por unas horas de un despacho o sala de reuniones en un moderno edificio de oficinas, en caso de tener que atender puntualmente a algún cliente. Todo ello por un precio muy inferior al que pagarían por alquilar un despacho propio. En algunos casos incluso es posible utilizar la dirección de la oficina virtual como domicilio social y de registro de la sociedad. Para ello normalmente se fija una placa con el nombre de la empresa en el “lobby” de entrada al edificio.

También empresas pueden beneficiarse de la utilización de una oficina virtual. Pueden establecer una presencia global en diferentes países a cuyos mercados quieren acceder. En una fase inicial es útil contar con un domicilio de recepción de correspondencia y de números de teléfono locales, o incluso de oficinas por horas para entrevistarse con potenciales clientes o realizar selecciones de personal de cara a un futuro establecimiento permanente.

Las oficinas virtuales son además una herramienta fundamental para las sociedades offshore o sociedades no residentes constituidas en paraísos fiscales. Estas empresas no tienen un domicilio físico en su país de constitución y en muchos casos necesitan contar con una dirección de recepción de correo y números de teléfono locales para reafirmar su imagen corporativa.

A menudo establecen también oficinas virtuales adicionales en diferentes ciudades importantes del mundo, ya que esto permite transmitir una imagen de corporación global, además de facilitar la comunicación con los clientes de cada área.

En el caso de las sociedades offshore, la oficina virtual constituye una importante herramienta de privacidad. Permite al propietario de la empresa radicada en un paraíso fiscal, recibir su correspondencia (como por ejemplo extractos bancarios) confidencialmente en la dirección de su maildrop. Este normalmente se encuentra situado en algún centro financiero importante. Desde allí le podrá ser reenviada de manera discreta con la frecuencia y por la vía elegidas.

Así no causará mucha extrañeza a su cartero o a sus vecinos, si usted vive en Dublín (Irlanda) y recibe una vez al mes un sobre neutro desde una dirección de negocios en Londres. Sin embargo dará que hablar si dos o tres veces por semana le llegan cartas con membretes de exóticos bancos e instituciones situados en paraísos fiscales y coloridos sellos de las islas Caimán o las Seychelles.

Debido a los mencionados objetivos de privacidad e imagen corporativa global, las localizaciones más populares para una oficina virtual son sin duda grandes ciudades como Londres, Nueva York u Hong Kong. No obstante, es posible contratarlas casi en cualquier ciudad importante del mundo, o incluso en modernas áreas industriales. Esto último es atractivo para empresas que se dedican a las nuevas tecnologías y les interesa un domicilio en algún parque tecnológico representativo para el sector. 

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Principios y Obligaciones de una Empresa

El presente listado busca ayudar a las empresas a tener transparencia en sus operaciones en beneficio propio, de sus empleados, proveedores y clientes. El presente decálogo será aplicable a todas las empresas, independientemente de su tamaño.

El objetivo es fortalecer el comportamiento honesto y responsable de las empresas para generar seguridad y confianza con los proveedores, clientes y empleados.

Decálogo de Principios y Obligaciones

1.    La empresa se compromete con la declaración responsable y transparente de información.

2.    La empresa cumplirá cabalmente con el marco normativo aplicable a sus actividades.

3.    La empresa se comprometa a hacer frente a sus obligaciones fiscales.

4.    La empresa remunerará puntualmente a sus empleados y trabajadores ofreciéndoles las coberturas de seguridad social que les corresponda.

5.    La empresa fungirá como actor socialmente responsable y solidario en apoyo de la comunidad y a favor del medio ambiente y del cuidado de los recursos naturales.

6.    La empresa honrará sus compromisos con terceros y deberá responder honestamente a las personas u organismos con los que interactúa, como clientes, proveedores, competidores.

7.    La empresa se compromete a adoptar un código de ética que enaltezca valores individuales y colectivos.

8.    La empresa se compromete a actuar racionalmente, con arreglo a fines y objetivos lícitos, planeando y promoviendo la eficacia y la eficiencia.

9.    La empresa se compromete a respetar la integridad de sus empleados y a establecer políticas de condiciones de trabajo seguras.

10. La empresa se compromete a entregar  productos y servicios de calidad a sus clientes.

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Google conecta a 10 mil negocios en un mes

Contar con una página de Internet, el principio de la carrera al éxito. Google, el Instituto PYME y sus socios crearon 10 mil nuevos sitios web a un mes de haber lanzado la iniciativa "Conecta tú Negocio".

¿Qué beneficios obtienen las pymes al utilizar herramientas digitales para su negocio?

De los cibernautas, 70% está buscando diariamente productos y servicios en Internet, aprovechar esta herramienta les permite conectarse con esa base de consumidores potenciales, relacionarse con ellos y saber qué piensan de su empresa, lo que les da la base para mejorar operaciones y lograr una mejor relación con clientes actuales y potenciales.

También significa tener abierto el negocio los siete días de la semana, las 24 horas, generando nuevas oportunidades de ventas.

En cuanto al uso de herramientas digitales para hacerse publicidad, ¿cuál es el contexto de las empresas mexicanas frente a otros países?

En México existe una oportunidad muy grande para seguir creciendo, sobre todo de las pequeñas y medianas empresas para poder consolidarse. Gran parte de estas nuevas compañías tiene problemas para sobrevivir por la falta de clientes y las herramientas digitales les dan una base sólida para poder reafirmar su presencia, hacer crecer su negocio y permanecer.

¿Qué iniciativa tiene Google para impulsar la digitalización de pymes?

Hace un mes lanzamos Conecta tu Negocio, se trata de una iniciativa de Google, Jimdo, Banamex, del Consejo de la Comunicación, el Instituto Pyme y de la Universidad Virtual del Sistema Tecnológico de Monterrey para ayudar a que las pymes se digitalicen.

A través de este programa obtienen distintas herramientas para que ese paso al mundo en línea sea muy sencillo y completamente gratis el primer año. Son instrumentos para tramitar un dominio en la red, construir su sitio, almacenar la información en los portales y los mecanismos que ayudan a generar tráfico al sitio y a relacionarse con los consumidores finales.

¿A cuántas empresas esperan captar con esta iniciativa?

Nuestro objetivo es lograr colocar unas 50,000 empresas en el año. A un mes de haberlo lanzado estamos llegando a los 10,000 registros. Los comentarios que hemos recibido hasta el momento nos dicen que el uso de esta plataforma es muy fácil.

¿Cuánto cuesta para los empresarios?

No hay costo, ellos participan libremente y al hacerlo obtienen los 12 meses de almacenamiento y el dominio de su portal de forma gratuita, al término de este periodo pueden renovar con el socio tecnológico y reactivar ese paquete si así lo desean, pero a partir de ese momento costará la anualidad 1,380 pesos o decidir migrar a otro proveedor de estos servicios.

Lo único que tiene que hacer es entrar a www.conectatunegocio.com.mx y llenar su registro.

Adicional a este paquete se pueden inscribir a Google Adwords, para darse a conocer de forma más rápida y continuar con un plan de publicidad en Internet; a Google Analytics para inteligencia del negocio; a Google Maps para hacer visible su empresa, y a herramientas de Webmaster para mejorar el sitio.

¿Cuál es el perfil que la empresa necesita?

Está abierto para cualquier tipo de empresa que entre en la clasificación de pyme y quiera ponerse en línea y aprovechar las oportunidades que se están generando, hemos recibido registros de comercios, panaderías, soluciones industriales, bufete de abogados, vendedores, es muy variable.

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4 consejos para dar un buen servicio al cliente en redes sociales

Los nuevos modelos de comunicación permiten a las empresas tener un alcance mayor y una interacción más rica y directa con sus clientes; el uso de las diversas redes sociales no sólo significa un camino hacia la venta directa y promoción de los productos o servicios de una marca, sino que también puede funcionar como el primer agente que brinda atención a las necesidades de los usuarios.

Algunas marcas en Estados Unidos utilizan a estas plataformas como fuertes aliados para mejorar su servicio, tal es el caso de la empresa Argo Tea Café, que a través de una campaña invita a sus consumidores a twittear sobre el servicio recibido, y los baristas que obtengan mayor número de mensajes positivos serán acreedores a un premio.

Pero ¿cómo dar un servicio al cliente eficaz en un medio tan crítico?, aquí te dejamos algunos consejos que puedes poner en práctica.

Rapidez:

Las redes sociales son un medio donde los mensajes viajan a gran velocidad, por lo que una oportuna respuesta es vital para otorgar un servicio eficaz, no te apresures a dar una solución, ve qué está dentro de tu alcance para solucionar el problema, si éste te sobrepasa dirígelo al departamento correspondiente.

Diagnóstico:

Contesta de manera pública en un inicio, así otros usuario podrán saber que realmente atiendes las dudas que se te exponen, ya si se trata de un asunto que requiera un trato más confidencial pide una cuenta de mail o un teléfono al que te puedas dirigir.

Seguimiento:

Haz un continuo monitoreo de las dudas que atendiste así sabrás si el problema fue resuelto en su totalidad, lo que aumentará el valor de tu cuenta ya que una respuesta clara, oportuna y eficaz es la mejor tarjeta de presentación en el servicio al cliente.

Cuentas especializadas:

En Estados Unidos algunas marcas crearon cuentas que se dedican específicamente al servicio al cliente como lo son Nike Support o Amazon Help; pero si el presupuesto te lo impide prepárate y conoce los aspectos de la organización para que tengas un margen de respuesta alto.

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5 empleados que toda Pyme debe tener.

En los últimos años, muchas empresas se vieron afectadas por la crisis económica. Para estas empresas, la capacidad de ser flexibles y adaptarse rápidamente a los cambios en el mercado puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso. Sin embargo, hay un factor que también influye en el destino de un negocio: sus empleados.

Sin duda, el capital humano y el talento son el esqueleto de cualquier compañía, pero especialmente en el caso de una Pyme (donde generalmente son menos de 50 empleados), su rol puede ser incluso más crucial, debido a que sus habilidades y personalidad pueden construir o romper una empresa. Sencillamente, la mejor estrategia de negocios no es nada si no cuenta con la gente adecuada para que la ejecute. Por eso es muy importante pensar a detalle antes de contratar para asegurarte de que cada empleado cumpla a la perfección con el cargo.

En cuanto al equipo necesario para un pequeño negocio, éstas son las cinco clases de empleados que toda compañía debe tener para ser competitiva y poder alcanzar el éxito:

El mentor. 

Muchos nuevos negocios carecen de entrenamiento formal y de programas de desarrollo, pero esto no significa que los empleados novatos no tengan una oportunidad de aprender en el negocio. Afortunadamente, existen personas que nacieron para enseñar, aunque no sea en el salón de clases tradicional.

Tener empleados que quieran compartir su conocimiento con otros le quita una gran carga a los dueños del negocio. No sólo elimina el costo extra de contratar especialistas en capacitación, sino también entrega un conocimiento institucional que solamente las personas que están dentro de una empresa poseen.

Estos ‘maestros’ de la empresa pueden ir más allá de tener sólo las habilidades técnicas y de compartir algunos elementos que hacen único tu negocio. Esta educación finalmente ayuda a construir a la siguiente generación de líderes para la compañía, lo que también trae consigo grandes beneficios para el momento de la sucesión.

El buscador de conocimiento. 

No todos los empleados nacen para liderar, y eso está  bien. Más esencial aún es que haya empleados que tengan pasión por el negocio y sed de conocimiento. Estos empleados no están satisfechos con saber lo básico de su trabajo; continúan aprendiendo, ya sea de la operación diaria, tomando cursos extra o incluso estudiando algún posgrado.

Este tipo de actitud es algo que puede contagiarse hacia los demás empleados y tal vez inspirarlos a estudiar en un futuro. Adicionalmente, esta clase de empleado suele estar al pendiente de los avances tecnológicos y de las últimas tendencias, lo cual es necesario para mantener actualizado tu negocio.

El hombre (o mujer) renacentista. 

Los dueños de negocios deben tener varias caras, desde la de director hasta la de administrador de recursos humanos, por lo que les es de gran ayuda contar con empleados en su equipo que sean igualmente multifacéticos. La gente que puede trabajar y aportar algo en varias áreas de la compañía son inmensamente valiosos.

Los dueños de pequeños negocios tienden a sentirse abrumados por la cantidad de tareas y pendientes, y a tener equipos de trabajo limitados. Por eso, es importante conseguir a este tipo de personas que pueda hacerse cargo de ciertas tareas, para que el dueño se concentre en el crecimiento y las estrategias.

El optimista. 

Por cada pequeño negocio que ha logrado sobrevivir a pesar de la crisis, muchos otros han batallado demasiado por mantenerse a flote. Trabajar para una compañía que está teniendo problemas financieros, puede tener un impacto muy negativo en la moral del empleado. Por ello es imperativo tener gente en el equipo que sea capaz de encontrarle las cosas buenas a las peores situaciones.

Quizás no cambien el destino de la empresa, pero pueden tener un efecto muy positivo en la psique de los empleados y en la cultura de la empresa, lo cual se ve reflejado en la operación diaria.

El retador. 

Tener empleados que apoyan las decisiones de los dueños en un cien por ciento no es nada malo, pero también es bueno contar con algunos cuantos que estén dispuestos a hablar y a retar el estatus quo, o incluso una dirección que la empresa esté tomando.

Rodearte únicamente por personas que te digan que sí a todo no tiene ningún beneficio para ti o tu negocio en general, simplemente porque no todas las ideas son brillantes. En lugar, lo que debes cultivar es una atmósfera de debate saludable y una cultura de colaboración para asegurar que en tu negocio se generen grandes ideas y estrategias. Todos necesitamos mantenernos en la realidad y la gente que trabaja diariamente en tu negocio es la que puede dártela.

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