Seguro para la protección de datos

El resguardo de datos es un tema de gran importancia, por la alta cantidad de información confidencial que se maneja día a día y la vulnerabilidad que su robo puede ocasionar en los costos económicos de la empresa. ¿Cómo protegerse?

Actualmente el resguardo de datos se ha convertido en un tema de gran importancia para el sector empresarial, sobre todo por la alta cantidad de información confidencial que se maneja día a día y la vulnerabilidad que su pérdida o robo puede ocasionar en los costos económicos de la empresa.

De acuerdo con un estudio realizado por la Asociación Mexicana de Internet sobre la protección de datos personales, 81% de las empresas guardan datos personales de terceros, principalmente de identificación y patrimoniales.

Debido a esto, es importante establecer un entorno de prevención y control en el manejo de los datos. Hoy en día, hay seguros que brindan protección al corporativo ante cualquier eventualidad de este tipo y las consecuencias que pudiera conllevar.

El seguro para protección de datos nos ayuda a proteger la responsabilidad de datos personales, datos corporativos ante virus, robos de códigos de acceso, violación, modificación de datos, gastos de defensa, extorsión en la web e interrupción de negocio.

En la mayoría de las aseguradoras la cobertura se conoce como Crimen Cibernético; algunas de las coberturas que contiene este seguro son:

·        Consultas legales con abogados expertos para definir las implicaciones legales de una pérdida de datos.

·        Pago de sanciones o multas impuestas por autoridades.

·        Cobertura de gastos de remplazo de activos digitales dañados por la intromisión de un externo a sus sistemas de información.

·        Pago por interrupción del negocio.

·        Pagos por extorsión cibernética en caso de que un tercero amenace con introducir un código malicioso, interrumpir su sistema de cómputo o diseminar información personal.

No le restes importancia al tema de la protección de datos y evalúa la posibilidad de poder adquirir un seguro de este tipo para tu empresa. Recuerda que invertir en la prevención es la mejor forma de enfrentar las eventualidades de las cuales nadie está exento.

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¿Por qué usar una oficina virtual?

Alquilar una oficina virtual es una buena opción para tu empresa; te permitirá ahorrar costos y dar una imagen profesional.

Éste es el prototipo clásico de un negocio: el empresario que inicia un proyecto en un cuarto auxiliar de su casa y termina con una empresa de nivel mundial. Larry Page y Sergey Brin, por ejemplo, alcanzaron la fama empezando el desarrollo de Google en un garaje, con jacuzzi y puerta controlada a distancia.

Esas anécdotas lucen bien en retrospectiva, pero no todos los negocios de garaje resultan tan exitosos. La primera impresión es la que cuenta. Esto incluye la dirección comercial de tu negocio, si el teléfono es contestado y la forma en que se contesta, y el lugar en el que te reúnes con clientes e inversionistas potenciales.

Los propietarios de pequeñas empresas lo saben, pero su dilema es qué hacer al respecto. Una oficina que impresione y un grupo de personas que contesten las llamadas telefónicas y sepan atender a los visitantes pueden consumir una porción considerable de su presupuesto. ¿Cómo garantizar que las primeras impresiones sean positivas sin verse agobiado por estos costos operativos?

Para muchas empresas, la respuesta está en los entornos virtuales, con los que se puede proyectar la presencia de una empresa más estructurada a una fracción de lo que le costaría un espacio de oficina que le proporcione prestigio.

Razones para usar entornos virtuales

Las oficinas virtuales permiten que los negocios que se llevan desde el hogar, las empresas que se están iniciando y los pequeños negocios ya establecidos puedan proyectar una excelente imagen sin incurrir en los gastos inherentes a un espacio de oficina físico. Por un costo mensual establecido, es posible obtener una dirección comercial profesional, un número de teléfono exclusivo contestado por una recepcionista local y la administración de tu correo y llamadas.

El objetivo por el cual se usan determina la forma en que se usan, por lo que es una excelente idea considerar cuáles son las características que mejor se adaptan a tu tipo de negocio.

1. Dirección comercial que proporcione prestigio.

Por ejemplo, algunas de las direcciones comerciales de oficina virtual más populares se encuentran en el Chrysler Building de Nueva York, en el Berkeley Square de Londres y en el Citigroup Center de Sydney. Una de estas direcciones comerciales puede hacer maravillas con tu imagen; proyectará mayor profesionalismo que la dirección y es un sitio en el que se puedes causar una buena impresión cuando te reúnas con clientes e inversionistas.

2. Imagen más profesional.

Para negocios con sede en el hogar, resulta una pesadilla la posibilidad de que la llamada de uno de sus más importantes inversionistas potenciales sea contestada por su hijo de 3 años de edad. Y cuando recibas la llamada de un cliente importante, ¿realmente deseas que tu conversación tenga como trasfondo una discusión de tus hijos a todo pulmón?

3. Obtener flexibilidad.

Muchos empresarios desean escapar de la sensación de estar encadenados al escritorio. Desafortunadamente, esta sensación se replica cuando te instalas en tu nuevo escritorio pero te sientes incapaz de ausentarte por temor a perder alguna llamada importante. Con una oficina virtual, puedes desplazarse e incluso tomar algún tiempo libre, con la seguridad de que nadie lo notará.

4. Eliminar las distracciones.

Además de ser costoso, operar una oficina consume tiempo. Es necesario administrar el personal de soporte, equipar y mantener la oficina, y esto es apenas una pequeña porción de una larga lista de actividades. Usar una oficina virtual hace posible que otros se encarguen de estas tareas, lo que permite concentrarse en las actividades que realmente le son importantes.

5. Expandirse a nuevos mercados.

Muchas empresas usan una oficina virtual para establecerse en otras regiones. Es una excelente forma de proyectar presencia mientras se prepara para establecer sus instalaciones físicas en la región.

6. Como configuración permanente o como estación temporal.

Si estableces tu oficina virtual en una ubicación que ofrece oficinas de campus u oficinas con servicios incluidos, puedes crecer sin necesidad de cambiar su dirección comercial ni de buscar nuevas instalaciones.

Un cambio que toma sólo unos minutos

Configurar una oficina virtual puede tomar sólo unos clics. Las ventajas son evidentes, pero vale la pena pensar acerca de las características que son de tu interés. ¿Deseas que el correo postal se redireccione de tu dirección comercial hacia tu oficina real? ¿Deseas también el servicio de contestación de llamadas? ¿Es importante tener una dirección comercial de prestigio en un centro internacional de negocios o prefieres algo más cercano a tu hogar para que puedas usar de forma fácil las áreas de trabajo, las salas de reuniones y los servicios de videoconferencia?

Las oficinas virtuales pueden satisfacer todas estas necesidades específicas; sólo necesitas establecer cuáles son las suyas. La imagen y las perspectivas de tu negocio y la calidad de tu entorno de trabajo pueden ser transformadas en sólo unos días.

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Los beneficios de una oficina virtual

Ventajas y beneficios al contratar el servicio de oficina virtual

Para una empresa, sin importar su tamaño, la inversión inicial en instalaciones siempre resulta un elemento a considerar al momento de sumar todos los costos necesarios para comenzar a operar.

Los depósitos iniciales de renta, la contratación de todos los servicios como son luz, teléfono e internet y la compra del mobiliario de oficina y equipo de cómputo son sin duda un gasto tan considerable que en ocasiones incluso, puede poner en duda el arranque o no del nuevo negocio.

Una vez que la empresa inicia operaciones, los gastos fijos son siempre un rubro importante en el presupuesto mensual del negocio. La renta de las oficinas, el pago de los diferentes servicios y por supuesto el pago del personal secretarial hacen que la empresa tenga la necesidad de destinar un porcentaje significativo de sus utilidades para cubrir estos gastos.

Adicional al aspecto financiero, también es importante considerar la parte legal de ser arrendatario y patrón de un mayor número de personas. Como es de suponerse, de esta forma  los riesgos a los que la empresa se enfrenta son mayores, por ejemplo, en caso de que el local arrendado sufra algún incidente como un incendio, una inundación o un derrumbe, el representante legal deberá deslindar a la empresa de alguna responsabilidad, y si éste no pudiera ser el caso, entonces la empresa deberá subsanar los daños y perjuicios causados, generándose con esto una afectación a sus flujos de efectivo.

Como ejemplo de riesgos laborales, puede darse la situación en la que algún empleado sea separado de la empresa y él decida iniciar alguna defensa legal, estableciendo una demanda de indemnización, con esto, el negocio puede verse afectado tanto financiera como legalmente incurriendo en gastos durante el tiempo que dure el juicio.

Los puntos tratados anteriormente, no deben ser una serie de causas que desmotiven al emprendedor a llevar a cabo su idea; nosotros en nuestra tarea de consultores de negocio, ayudamos a nuestros clientes en esta primera etapa de su empresa, a encontrar opciones para enfrentar estas situaciones que les permitan iniciar operaciones manteniendo estabilidad financiera y reduciendo cualquier riesgo legal que pudiera existir.

Una de las opciones que les presentamos a nuestros clientes, tanto micro como pequeños o medianos empresarios, es la de contratar los servicios de una oficina virtual. Este tipo de oficinas, presentan ventajas considerables que permiten iniciar de una manera más fácil y segura una empresa.

Por ejemplo, no será necesario considerar  dentro de la inversión inicial, los gastos por la contratación de servicios como son luz o teléfono, tampoco se incurrirá en una disminución del flujo de efectivo al tener que destinar 2 o 3 meses de renta como depósito por utilizar el local en el que se establecerán las oficinas.

Para el caso del personal que contestará los teléfonos y realizará algunas actividades secretariales, las oficinas virtuales, también ofrecen este servicio, con lo que los riesgos laborales y gastos de reclutamiento y capacitación disminuyen de manera considerable o incluso desaparecen.

Para decidir si lo más conveniente es realizar gastos para la renta, adecuación y operación de las oficinas o contratar una oficina virtual, es importante conocer cuáles serán los requerimientos de la nueva empresa en sus diferentes etapas, así como las utilidades que generará.

Nuestra recomendación permanente a nuestros clientes que están por iniciar operaciones o que desean generar mayores utilidades y reducir sus costos operativos, es contar con un Plan de Negocio, ya que a través de esta herramienta, podrán conocer los gastos que existirán y el tiempo en el que la empresa los podrá cubrir con sus utilidades. Así, por ejemplo, se podrán evaluar con anticipación los beneficios de contratar los servicios de una oficina virtual.

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La oficina virtual

Una oficina virtual (virtual office) es un servicio de oficina compartida, que permite a empresas extranjeras o a personas que trabajan desde casa, disponer de un domicilio comercial permanente, en un determinado país.

La oficina virtual ofrece diferentes servicios a sus clientes, que se pueden normalmente contratar por paquetes o módulos, según cada necesidad.  

A continuación mencionamos los principales:

-Servicio de recepción de correspondencia o maildrop.

-Servicio de gestión de llamadas telefónicas en diferentes modalidades: voice mail box (buzón de voz),  call forwarding o call redirecting (reenvío de llamadas) y call answering (recepción de llamadas por operadora).

-Servicio de recepción de fax, normalmente mediante el sistema llamado efax o fax to email.

-Alquiler de oficinas y salas de reuniones por horas.

¿Quiénes utilizan una oficina virtuall?

Es muy útil para pequeños emprendedores o personas que trabajan desde casa y que no disponen de suficientes recursos para el alquiler de una oficina convencional. Mediante la oficina virtual, pueden contar con una dirección de correo física en una prestigiosa calle de cualquier ciudad. Además les permite administrar sus llamadas telefónicas de una manera más profesional.

Pueden disponer por unas horas de un despacho o sala de reuniones en un moderno edificio de oficinas, en caso de tener que atender puntualmente a algún cliente. Todo ello por un precio muy inferior al que pagarían por alquilar un despacho propio. En algunos casos incluso es posible utilizar la dirección de la oficina virtual como domicilio social y de registro de la sociedad. Para ello normalmente se fija una placa con el nombre de la empresa en el “lobby” de entrada al edificio.

También empresas pueden beneficiarse de la utilización de una oficina virtual. Pueden establecer una presencia global en diferentes países a cuyos mercados quieren acceder. En una fase inicial es útil contar con un domicilio de recepción de correspondencia y de números de teléfono locales, o incluso de oficinas por horas para entrevistarse con potenciales clientes o realizar selecciones de personal de cara a un futuro establecimiento permanente.

Las oficinas virtuales son además una herramienta fundamental para las sociedades offshore o sociedades no residentes constituidas en paraísos fiscales. Estas empresas no tienen un domicilio físico en su país de constitución y en muchos casos necesitan contar con una dirección de recepción de correo y números de teléfono locales para reafirmar su imagen corporativa.

A menudo establecen también oficinas virtuales adicionales en diferentes ciudades importantes del mundo, ya que esto permite transmitir una imagen de corporación global, además de facilitar la comunicación con los clientes de cada área.

En el caso de las sociedades offshore, la oficina virtual constituye una importante herramienta de privacidad. Permite al propietario de la empresa radicada en un paraíso fiscal, recibir su correspondencia (como por ejemplo extractos bancarios) confidencialmente en la dirección de su maildrop. Este normalmente se encuentra situado en algún centro financiero importante. Desde allí le podrá ser reenviada de manera discreta con la frecuencia y por la vía elegidas.

Así no causará mucha extrañeza a su cartero o a sus vecinos, si usted vive en Dublín (Irlanda) y recibe una vez al mes un sobre neutro desde una dirección de negocios en Londres. Sin embargo dará que hablar si dos o tres veces por semana le llegan cartas con membretes de exóticos bancos e instituciones situados en paraísos fiscales y coloridos sellos de las islas Caimán o las Seychelles.

Debido a los mencionados objetivos de privacidad e imagen corporativa global, las localizaciones más populares para una oficina virtual son sin duda grandes ciudades como Londres, Nueva York u Hong Kong. No obstante, es posible contratarlas casi en cualquier ciudad importante del mundo, o incluso en modernas áreas industriales. Esto último es atractivo para empresas que se dedican a las nuevas tecnologías y les interesa un domicilio en algún parque tecnológico representativo para el sector. 

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