El negocio de las oficinas virtuales

El negocio de las oficinas virtuales es una conveniente y atractiva solución para quienes desean contar con diversidad de servicios a su disposición sin invertir un centavo en infraestructura propia. ¿La estrategia? Se llama: recursos compartidos.

¿Qué es una oficina virtual?

El concepto fundamental de las oficinas virtuales consiste en ofrecer a tus clientes espacios de trabajo de distintas medidas y equipados con todos los servicios mínimos y funcionales de toda oficina. Ideal para emprendedores que comienzan, ejecutivos que se encuentran de paso por la ciudad o bien para usos temporales.

La característica especial es que los recursos son totalmente compartidos, con la ventaja de que el cliente no tiene que invertir en equipo y mobiliario ni cubrir costos de salarios y servicios, sino que paga una renta mensual única por el espacio y los servicios que utiliza.

¿Qué servicios se ofrecen en una oficina virtual?

-Existe una gama de servicios que se pueden ofrecer, desde los básicos con mayor demanda hasta algunos servicios especializados como estudios de mercado, tele-marketing y otros.

-Renta de espacios para oficinas de trabajo. Los tamaños van desde pequeñas de 10 metros cuadrados hasta oficinas grandes de 50 m2.

-Línea(s) telefónicas. Opcionalmente la oficina puede contar con una o dos líneas telefónicas exclusivas o compartidas con posibilidad de realizar llamadas internacionales.

-Secretaria. Realiza funciones para varios inquilinos como recepción de llamadas, toma de mensajes, envío y recepción de faxes, coordinación de mandados de mensajería, redacción de documentos, atención de visitantes, etc.

-Servicio de fax. Regularmente este servicio se ofrece compartido y centralizado en el área de recepción.

-Mensajería. Función realizada por un mensajero que atiende requerimientos de los distintos inquilinos.

-Sala de sesiones o salón para eventos. Estas salas suelen ser espacios compartidos que los arrendantes pueden utilizar previa solicitud y programación las veces que lo necesiten, obviamente con un costo adicional.

-Internet. Este es un servicio compartido que se puede ofrecerá a las oficinas que lo soliciten.

-Renta de equipo audiovisual como cañoneras, laptops, sistemas de audio, etc.

-Servicios de asistencia financiera como recepción de transferencias monetarias

-Servicios digitales: levantados de texto, fotocopias, escaneado y digitalización de documentos.

-Otras asistencias profesionales como contables, legales, etc.

En resumen, la variedad de servicios que se pueden ofrecer hacen de este un negocio muy versátil.

¿Cómo montar el negocio?

-En primera necesitamos desde luego considerar la infraestructura para ofrecer los servicios a tus clientes.

-Se recomienda la renta de una casa grande en alguna área ejecutiva que es donde principalmente encontrarás demanda para este servicio.

-Las habitaciones deberán adecuarse para que funcionen como oficinas de distintos tamaños con decoraciones elegantes y alfombradas.

-Puedes instalar un sistema de internet inalámbrico para poder ofrecer el servicio con facilidad en cualquier punto de tu centro virtual.

-Se deberán instalar conexiones de líneas telefónicas administradas desde una central para poder asignar una o varias líneas con facilidad a las oficinas cuando se requieran.

-Se deberá acomodar un área de recepción central con sala de espera.

-El personal a contratar es básicamente una secretaria, un mensajero y personal de limpieza para el mantenimiento regular de los espacios.

-Dependiendo del proyecto, deberás considerar la posibilidad de un administrador o bien ser tú mismo quién haga esta función de mucha importancia para el óptimo funcionamiento del lugar y que los servicios serán ofrecidos con agilidad y prontitud.

-Área de parqueo. Sumamente importante y puede representar un complemento ideal al negocio pues recuerda que puedes ofrecer uno o dos espacios de parqueo incluido en contrato a tus arrendantes pero los parqueos adicionales se cobran por separado.

-Cafetería (opcional)

De la inversión

Medir con exactitud la inversión no es simple porque hay demasiadas variables relacionadas con el montaje, desde el tamaño del área a arrendar, calidad de la infraestructura y mobiliario hasta los salarios que varían de un país a otro.

Lo que te recomiendo como en todo negocio es la elaboración de un plan detallado que incluya los alcances de tu proyecto y que te permita determinar con detalle el monto de la inversión inicial y los costos mensuales.

Desde luego, una vez determinados los costos, podrás estimar los precios de tus servicios y tus utilidades a fin de medir la rentabilidad del proyecto.

Claves del negocio

Como en todo negocio hay factores fundamentales que se deben cuidar, pero hay otros muy importantes por el tipo y nivel de cliente que se maneja, por ejemplo:

-Cuidadosa organización de los eventos

-Eficiencia en las funciones de secretaría y mensajería

-Funcionalidad y disponibilidad del equipo de cómputo y audiovisuales

-Realizar puntualmente los pagos de servicios para evitar los cortes

-Calidad y limpieza de las instalaciones

-Adecuada administración

-Excelente imagen y presentación

-Como puedes ver, este es un negocio interesante que puede ser una opción ideal sobre todo en tiempos en los que las rentas de oficinas formales y exclusivas son muy altas. Éxito!