El negocio de las oficinas
virtuales es una conveniente y atractiva solución para quienes desean contar
con diversidad de servicios a su disposición sin invertir un centavo en
infraestructura propia. ¿La estrategia? Se llama: recursos compartidos.
¿Qué es una oficina virtual?
El concepto fundamental de
las oficinas virtuales consiste en ofrecer a tus clientes espacios de trabajo
de distintas medidas y equipados con todos los servicios mínimos y funcionales
de toda oficina. Ideal para emprendedores que comienzan, ejecutivos que se
encuentran de paso por la ciudad o bien para usos temporales.
La característica especial
es que los recursos son totalmente compartidos, con la ventaja de que el
cliente no tiene que invertir en equipo y mobiliario ni cubrir costos de
salarios y servicios, sino que paga una renta mensual única por el espacio y
los servicios que utiliza.
¿Qué servicios se ofrecen en
una oficina virtual?
-Existe una gama de servicios
que se pueden ofrecer, desde los básicos con mayor demanda hasta algunos
servicios especializados como estudios de mercado, tele-marketing y otros.
-Renta de espacios para
oficinas de trabajo. Los tamaños van desde pequeñas de 10 metros cuadrados
hasta oficinas grandes de 50 m2.
-Línea(s) telefónicas.
Opcionalmente la oficina puede contar con una o dos líneas telefónicas
exclusivas o compartidas con posibilidad de realizar llamadas internacionales.
-Secretaria. Realiza
funciones para varios inquilinos como recepción de llamadas, toma de mensajes,
envío y recepción de faxes, coordinación de mandados de mensajería, redacción
de documentos, atención de visitantes, etc.
-Servicio de fax.
Regularmente este servicio se ofrece compartido y centralizado en el área de
recepción.
-Mensajería. Función
realizada por un mensajero que atiende requerimientos de los distintos
inquilinos.
-Sala de sesiones o salón
para eventos. Estas salas suelen ser espacios compartidos que los arrendantes
pueden utilizar previa solicitud y programación las veces que lo necesiten,
obviamente con un costo adicional.
-Internet. Este es un
servicio compartido que se puede ofrecerá a las oficinas que lo soliciten.
-Renta de equipo audiovisual
como cañoneras, laptops, sistemas de audio, etc.
-Servicios de asistencia
financiera como recepción de transferencias monetarias
-Servicios digitales:
levantados de texto, fotocopias, escaneado y digitalización de documentos.
-Otras asistencias
profesionales como contables, legales, etc.
En resumen, la variedad de
servicios que se pueden ofrecer hacen de este un negocio muy versátil.
¿Cómo montar el negocio?
-En primera necesitamos desde
luego considerar la infraestructura para ofrecer los servicios a tus clientes.
-Se recomienda la renta de
una casa grande en alguna área ejecutiva que es donde principalmente
encontrarás demanda para este servicio.
-Las habitaciones deberán
adecuarse para que funcionen como oficinas de distintos tamaños con
decoraciones elegantes y alfombradas.
-Puedes instalar un sistema
de internet inalámbrico para poder ofrecer el servicio con facilidad en
cualquier punto de tu centro virtual.
-Se deberán instalar
conexiones de líneas telefónicas administradas desde una central para poder
asignar una o varias líneas con facilidad a las oficinas cuando se requieran.
-Se deberá acomodar un área
de recepción central con sala de espera.
-El personal a contratar es
básicamente una secretaria, un mensajero y personal de limpieza para el
mantenimiento regular de los espacios.
-Dependiendo del proyecto,
deberás considerar la posibilidad de un administrador o bien ser tú mismo quién
haga esta función de mucha importancia para el óptimo funcionamiento del lugar
y que los servicios serán ofrecidos con agilidad y prontitud.
-Área de parqueo. Sumamente
importante y puede representar un complemento ideal al negocio pues recuerda
que puedes ofrecer uno o dos espacios de parqueo incluido en contrato a tus
arrendantes pero los parqueos adicionales se cobran por separado.
-Cafetería (opcional)
De la inversión
Medir con exactitud
la inversión no es simple porque hay demasiadas variables relacionadas con el
montaje, desde el tamaño del área a arrendar, calidad de la infraestructura y
mobiliario hasta los salarios que varían de un país a otro.
Lo que te recomiendo como en
todo negocio es la elaboración de un plan detallado que incluya los alcances de
tu proyecto y que te permita determinar con detalle el monto de la inversión
inicial y los costos mensuales.
Desde luego, una vez
determinados los costos, podrás estimar los precios de tus servicios y tus
utilidades a fin de medir la rentabilidad del proyecto.
Claves del negocio
Como en todo negocio hay
factores fundamentales que se deben cuidar, pero hay otros muy importantes por
el tipo y nivel de cliente que se maneja, por ejemplo:
-Cuidadosa organización de
los eventos
-Eficiencia en las funciones
de secretaría y mensajería
-Funcionalidad y
disponibilidad del equipo de cómputo y audiovisuales
-Realizar puntualmente los
pagos de servicios para evitar los cortes
-Calidad y limpieza de las
instalaciones
-Adecuada administración
-Excelente imagen y
presentación
-Como puedes ver, este es un
negocio interesante que puede ser una opción ideal sobre todo en tiempos en los
que las rentas de oficinas formales y exclusivas son muy altas. Éxito!
