¿Alguna vez has trabajado
hasta tarde para cumplir con la fecha de entrega de un proyecto? La mayoría de
los emprendedores lo ha hecho. Pero puedes reducir el estrés y preocuparte
menos por las fechas límite si arreglas tu calendario, según la experta en
administración del tiempo Elizabeth Grace Saunders.
La técnica de “carga
frontal” se trata simplemente de agendar tus tareas más importantes al
principio de la semana y dejar los asuntos no esenciales para el final. Esto te
permite usar tu tiempo de manera más efectiva, dejando un ‘colchón’ para cosas
inesperadas.
“Los expertos en
administración de tiempo generalmente recomiendan dejar entre el 20 y el 25 por
ciento del tiempo libre para acomodar urgencias”. “Pero nadie quiere hacer eso;
todos queremos maximizar el tiempo”.
La técnica de carga frontal
es un proceso de dos pasos:
1. Identificar prioridades
Primero, observa tu lista de
pendientes y encuentra aquellos que son los más importantes. Éstos son las
tareas que tienen una fecha límite de entrega o que son vitales para el
crecimiento del negocio.
2. Enfócate en lo importante
Después, agenda las tareas
importantes de tu lista de pendientes al principio de la semana. Por ejemplo,
si tienes una presentación el jueves en la mañana, el trabajo de preparación
debe aparecer en tu calendario el lunes en la tarde. Algo que tiene estar hecho
para el viernes debe aparecer en tu calendario desde el martes en la tarde.
Hacer esto con tu semana te
ayudará también a acomodar asuntos inesperados, los cuales siempre surgen. La
cantidad de tareas importantes planeadas se irá reduciendo de lunes a viernes.
Y al final de la semana podrás trabajar en los temas no críticos, como en los
pendientes administrativos.
En el caso de que tengas
algún proyecto que deba liberarse al principio de la semana, éste debe
agendarse desde la semana anterior, según. La experta sugiere otorgar dos o
tres días laborales a cada proyecto. Para proyectos más grandes, planea más
tiempo dedicado a ellos.
“Las cosas siempre tardan más de lo que
anticipas”. Saunders afirma que esta técnica te permite estar al corriente con
los proyectos que toman más de lo esperado sin estresarte o trabajar en ellos
durante la noche.
“Si nunca das un paso atrás
y ves cómo todos tus pendientes se ajustan a tu calendario, no tendrás una
percepción realista sobre cómo lo harás. “Ésta es una forma de darles a tus
pendientes la capacidad de fluir durante el día sin producirte estrés”.
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