Los beneficios de una oficina virtual

Ventajas y beneficios al contratar el servicio de oficina virtual

Para una empresa, sin importar su tamaño, la inversión inicial en instalaciones siempre resulta un elemento a considerar al momento de sumar todos los costos necesarios para comenzar a operar.

Los depósitos iniciales de renta, la contratación de todos los servicios como son luz, teléfono e internet y la compra del mobiliario de oficina y equipo de cómputo son sin duda un gasto tan considerable que en ocasiones incluso, puede poner en duda el arranque o no del nuevo negocio.

Una vez que la empresa inicia operaciones, los gastos fijos son siempre un rubro importante en el presupuesto mensual del negocio. La renta de las oficinas, el pago de los diferentes servicios y por supuesto el pago del personal secretarial hacen que la empresa tenga la necesidad de destinar un porcentaje significativo de sus utilidades para cubrir estos gastos.

Adicional al aspecto financiero, también es importante considerar la parte legal de ser arrendatario y patrón de un mayor número de personas. Como es de suponerse, de esta forma  los riesgos a los que la empresa se enfrenta son mayores, por ejemplo, en caso de que el local arrendado sufra algún incidente como un incendio, una inundación o un derrumbe, el representante legal deberá deslindar a la empresa de alguna responsabilidad, y si éste no pudiera ser el caso, entonces la empresa deberá subsanar los daños y perjuicios causados, generándose con esto una afectación a sus flujos de efectivo.

Como ejemplo de riesgos laborales, puede darse la situación en la que algún empleado sea separado de la empresa y él decida iniciar alguna defensa legal, estableciendo una demanda de indemnización, con esto, el negocio puede verse afectado tanto financiera como legalmente incurriendo en gastos durante el tiempo que dure el juicio.

Los puntos tratados anteriormente, no deben ser una serie de causas que desmotiven al emprendedor a llevar a cabo su idea; nosotros en nuestra tarea de consultores de negocio, ayudamos a nuestros clientes en esta primera etapa de su empresa, a encontrar opciones para enfrentar estas situaciones que les permitan iniciar operaciones manteniendo estabilidad financiera y reduciendo cualquier riesgo legal que pudiera existir.

Una de las opciones que les presentamos a nuestros clientes, tanto micro como pequeños o medianos empresarios, es la de contratar los servicios de una oficina virtual. Este tipo de oficinas, presentan ventajas considerables que permiten iniciar de una manera más fácil y segura una empresa.

Por ejemplo, no será necesario considerar  dentro de la inversión inicial, los gastos por la contratación de servicios como son luz o teléfono, tampoco se incurrirá en una disminución del flujo de efectivo al tener que destinar 2 o 3 meses de renta como depósito por utilizar el local en el que se establecerán las oficinas.

Para el caso del personal que contestará los teléfonos y realizará algunas actividades secretariales, las oficinas virtuales, también ofrecen este servicio, con lo que los riesgos laborales y gastos de reclutamiento y capacitación disminuyen de manera considerable o incluso desaparecen.

Para decidir si lo más conveniente es realizar gastos para la renta, adecuación y operación de las oficinas o contratar una oficina virtual, es importante conocer cuáles serán los requerimientos de la nueva empresa en sus diferentes etapas, así como las utilidades que generará.

Nuestra recomendación permanente a nuestros clientes que están por iniciar operaciones o que desean generar mayores utilidades y reducir sus costos operativos, es contar con un Plan de Negocio, ya que a través de esta herramienta, podrán conocer los gastos que existirán y el tiempo en el que la empresa los podrá cubrir con sus utilidades. Así, por ejemplo, se podrán evaluar con anticipación los beneficios de contratar los servicios de una oficina virtual.