Principios para ser más productivo

La productividad se ha convertido en un tema de interés para muchos en las últimas décadas. Sin embargo, ser productivo no es sólo un tema de “trabajar mucho”, sino de la utilización óptima de nuestros recursos para hacer cualquier cosa.

Empecemos con hacer notar que para el día a día nuestro recurso más valioso es el tiempo. Éste es la materia prima que invertimos en todo y para todo, desde trabajar, descansar e interactuar con otras personas, hasta trasladarnos de un lugar a otro, divertirnos o ir al baño. El tiempo es la “moneda de cambio” para nuestras vivencias en general, así que administrarlo y emplearlo adecuadamente debería estar definitivamente en el interés de cada uno de nosotros.

Evidentemente, la productividad se ha relacionado con temas principalmente profesionales. Sin embargo, ésta aplica también para el ámbito personal. Considera que ser productivos no es una “meta” a la cual se debe “llegar”, sino más bien el camino a través del cual llegas a las cosas que quieres para ti. Hay caminos que son cortos, hay otros largos y hay algunos que no llegan a ningún lado. A continuación, quiero compartir “X” principios que pueden ayudar a ser más productivos:

1. Organízate 

Si quieres “llegar a algún lugar”, lo primero que tienes que decidir es “a dónde quieres ir”. Así que todo comienza con definir qué hacer. 

Visualiza tu día y anota cada uno de los pendientes y actividades que deseas hacer. 

Evalúa la carga de actividad que te estás trazando. 

Recuerda que un exceso de actividades te generará estrés y te hará perder foco, mientras que tener actividades de menos, harán que caigas en el ocio y provocarán tu dispersión. 

Conforme vayas realizando las actividades que te propusiste para tu día, táchalas de tu lista. Cada tache que cuentes será una motivación para seguir adelante.

2. Prioriza y administra el valor de tu tiempo 

De todas las actividades que te propones, siempre habrá algunas más importantes que otras, unas críticas y otras pasajeras. Dale a cada una el lugar que le corresponde y asígnale momentos durante tu día. Además, considera que no cuentas con la misma energía durante todo el día, por lo que hay ciertas actividades que te favorecerá hacer al inicio de tu jornada, mientras que otras pueden esperar a momentos en los que no requieres de tu 100% de capacidad.

3. Divide proyectos mayores en actividades pequeñas y “cumplibles” 

Hay tareas que pueden tomar días o incluso semanas. En lugar de estar aplazando día con día la consecución de una sola tarea, puedes dividirla en múltiples actividades que podrás eliminar de tu “agenda” conforme vayas avanzando. El hecho de llevar la cuenta de varias actividades por día, te dará foco en la realización de tu proyecto y te permitirá medir tu productividad. Algo muy importante es que si no alcanzas acabas en el tiempo que pensaste, re-agéndalo o reagenda las cuestiones que moverás para terminar la tarea inconclusa.

4. Mantén el enfoque en tus actividades 

La velocidad con la que nos movemos en las grandes ciudades suele empujarnos a estar “en varias cosas a la vez”. Sin embargo, esta puede ser una práctica que mine drásticamente nuestra productividad, ya que tiende a dispersarnos y a hacernos perder foco. Por el contrario, enfocarnos en lo que hacemos en el momento, puede ser uno de los mejores hábitos para cultivar la productividad. Es por esto que hay que evitar cualquier distractor que nos interrumpa de las cosas que hacemos. Es sorprendente como el promedio en las empresas es de una interrupción cada 11 minutos.

Interrumpir una actividad no sólo afecta el tiempo en el que teníamos considerado terminar, sino que para retomarla tendremos que gastar más energía, generalmente regresando a un nivel de concentración menor al que se tenía anteriormente. Cuidado con las juntas, las llamadas y principalmente el internet. Las interrupciones indiscriminados desordenan la organización del día y merman drásticamente la productividad.

5. Descansa 

Ser eficiente no se trata de tener un día lleno de actividades que nos ocupen al 100%. Eso, sencillamente, no es posible. Para ser productivo se trata de administrar tus recursos de la manera que mejor te conviene y, uno de los tiempos mejores aprovechados puede ser un descanso necesario. Tener pequeños recreos para descansar y relajarte son esenciales, así tu mente rendirá cuando se le requiere. Lo importante aquí es los tiempos que asignes para descansar sean realmente cambios de actividad que te saquen de tu rutina.

6. Desarrolla y cumple tu rutina 

La productividad está directamente relacionada con el orden personal. La posibilidad de desarrollar una rutina y la intención de cumplirla cabalmente, te darán un sencillo mapa del camino que debes seguir para cumplir tus objetivos.

Para esto, la disciplina aquí es el ingrediente principal. El problema es que ésta no puede ser comprada ni contagiada, sino que más bien hay que ejercitarla. Cuida los pequeños detalles y actividades y esfuérzate en cumplir cada uno de las actividades que te trazas al principio del día.

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10 consejos para mejorar tu productividad.

La mayoría de los emprendedores y de los empleados trabaja más de tres horas extra al día. Además, según un estudio realizado por Yahoo! México, 6 de cada 10 mexicanos duermen con el smartphone a un lado de la cama y cerca del 80% de las personas encuentra imposible no revisar su correo fuera de la jornada laboral.

¿Pero es esto necesario? No. Trabajar tiempo extra es beneficioso para ti y la empresa únicamente cuando es estrictamente necesario. Pero hacerlo todos los días habla de una ineficiente organización personal y corporativa. Antes de cambiar las estructuras o la forma de trabajar en tu empresa, comienza por ti. Sigue estos consejos para organizarte y mejorar tu desempeño:

1. Levántate temprano

Empezar a trabajar antes es una gran técnica para aprovechar mejor el día. Si eres de los primeros en llegar a tu lugar de trabajo podrás comenzar tu jornada con menos distracciones (saludos innecesariamente largos, llamadas telefónicas inoportunas, entre otras), lo que te permitirá concentrarte en lo que necesitas hacer. Ciertamente, es difícil de llevar a la práctica, pero ten confianza en su efectividad.

2. Planifica tu jornada

La mejor forma de sacar provecho a tu día laboral es planificándolo. Dedica entre 20 y 40 minutos diarios a

esta tarea y, por ningún motivo, pienses que es tiempo perdido. Todo lo contrario: la definición de una buena agenda de trabajo te permitirá priorizar con certeza y avanzar en los temas realmente importantes.

Si lo haces día con día, finalmente mejorará tu "visión global" sobre tus tareas y serás capaz de anticipar reuniones difíciles o identificar nuevas tácticas para mejorar tu desempeño. Si llegas temprano, esos minutos de concentración serán tu mejor aliado al momento de planear tu día.

3. Ataca primero las tareas más difíciles

Prioriza y enfréntate a las tareas más complejas lo más pronto que puedas. Al iniciar la jornada tus niveles de concentración son mejores y tienes más energía.

Resultado: resuelves los temas más difíciles con mayor rapidez y efectividad. La otra cara de la moneda es dejar todo para el final y arriesgarte a cometer errores por no estar en tus mejores condiciones físicas y mentales.

4. Dedícate a atender un tema a la vez

Si crees que ser multitareas es una ventaja, estás equivocado. La correcta planificación de tus actividades y la firme decisión de atacar primero las tareas más difíciles te permitirá, acto seguido, tener la capacidad para atender un solo tema cada vez.

El objetivo es que realmente te concentres para resolver problemas o planear nuevos negocios o procedimientos. Además, lo harás en menos tiempo. En lo posible, evita distracciones y guíate por tu agenda de trabajo.

5. Descansa cada cierto tiempo

Cuando planifiques tu día, deja algunos espacios en blanco para descansar. Tu cuerpo y tu mente necesitarán pausas para recuperar energía.

Recuerda que descansar no es sinónimo de perder el tiempo. Puedes leer tu periódico preferido durante 15 ó 20 minutos, tomar un café al aire libre o tener una charla agradable. No abuses de las pausas y evita interrumpir a otras personas mientras te distraes.

6. Aprende a decir que no

Aunque suene lógico, un gran secreto para concentrarte en lo realmente importante es desatender las tareas intrascendentes. Si no aprendes a decir que no, es muy probable que tu agenda se llene de temas que quitan mucho tiempo y generan pocos beneficios para la empresa y para ti. Todo ello, sin contar el hecho de que toda tarea innecesaria ni se paga ni se agradece. Sé fiel a tu planificación y no te canses sin sentido.

7. Ordena tu lugar de trabajo y tu computadora

Tu espacio de trabajo, muy probablemente, tiene dos caras: una real (tu oficina, la planta, etc.) y una virtual (tu computadora). Y es imposible ser eficiente si este entorno está tan desordenado que puedes perder decenas de minutos buscando un archivo o ese documento importante que alguien dejó sobre tu escritorio.

No se trata de "olvidar" todo en cajones o carpetas electrónicas para que se vea bonito. El único propósito de trabajar en un espacio ordenado es facilitar tu desempeño y, si es posible, estimular tu creatividad.

8. ¿Necesitas estar siempre disponible?

Las tecnologías de comunicación -léase correo electrónico, messenger, smartphone, redes sociales y buzón telefónico- son muy útiles si sabes administrarlas correctamente. Pero ojo, pueden transformarse en los peores enemigos de tu eficiencia.

Consejo: evita las distracciones de estar siempre online y aprende a utilizar con mesura estos servicios.

9. Divide tareas en actividades más pequeñas

Empieza cada día priorizando actividades, escribiendo y agendando cada una. Al separarlas en tareas más sencillas y cortas, tu cerebro responde mejor, disminuyes el estrés y alcanzas tus metas más rápido.

10. Delega responsabilidades

Aquellas tareas que no te generen ganancias o que sólo te quiten tiempo delégaselas a alguien de tu equipo o contrata servicios de outsourcing. No lo veas como un gasto, sino como una inversión.

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3 actitudes que motivan a los empleados.

Ambiente de trabajo comprometido, cultura empresarial positiva y sistema de re compensación individual. Probablemente has escuchado todos estos conceptos cuando se trata de inspirar a tus colaboradores en el trabajo. ¿Pero qué significan?

Eso es lo que Beth Thomas intenta descubrir todos los días, pero ha notado que esto varía de compañía en compañía. Thomas, directora de servicios en la firma de consultoría Sequent, dice que los líderes necesitan construir sus propias culturas inspiradoras en lugar de seguir el ejemplo de alguien más.

Existe una gran cantidad de investigaciones que respalda la noción de que mantener felices a los empleados también los mantiene productivos. Pero si crees que realmente no es importante pasar tiempo en pensar cómo hacer felices a tus empleados, nunca será una prioridad para ti, dice Thomas. Y es que los líderes deben echar un vistazo a los beneficios de motivar empleados y mantenerlos interesados en trabajar bien.

Y a pesar de que el aspecto motivacional varía de empresa en empresa, te compartimos tres reglas sobre actitudes de liderazgo que funcionan en cualquier clase de compañía. ¡Aplícalas!:

1. Reconoce hasta las tareas rutinarias

De acuerdo con Thomas, los empleados se motivan cuando pueden observar el impacto de su trabajo. Busca formas de mostrarle a la gente en tu equipo, sin importar cuál sea su área o cargo, que su trabajo diario tiene un impacto positivo en los resultados de la compañía.

Una de las peores sensaciones que puede experimentar un empleado es que su trabajo no sea agradecido o reconocido. Evítalo.

2. Recompensa el trabajo destacable

Cuando alguno de tus empleados hace algo destacable o va más allá de lo que dicta su cargo y obligaciones, debe ser reconocido, explica Thomas. Hacerlo genera dos cosas: los empleados se sienten valorados y también representa un modelo a seguir para los demás miembros del equipo.

“Encuentra los comportamientos que quieres cultivar en tu empresa y recompénsalos públicamente”, afirma. Ten cuidado de no hacer demasiado énfasis en un solo empleado ya que esto puede provocar resentimientos. En lugar, si tienes un empleado que constantemente muestra un desempeño formidable busca la forma de darle un ascenso o de moverlo hacia una posición de mentoría en la que pueda cultivar y promover esa actitud entre sus demás compañeros.

3. Entiende lo que realmente le importa a tus empleados

Asegúrate de que esas breves (o largas) conversaciones realmente rindan frutos. Thomas afirma que no tiene sentido, por ejemplo, gastar dinero en tarjetas de regalo en cafeterías o en crear camisetas de la compañía si a los empleados no les importa.

Para algunos, se trata de dinero; otros quizá se motiven más saliendo a comer con el jefe. Ganarse medio día libre o tener flexibilidad de trabajar desde casa cuando sea posible también son estrategias poderosas de mantener motivados a los empleados.

Además, Thomas advierte que es esencial monitorear el espacio de trabajo para encontrar situaciones negativas y comportamientos tóxicos. Si los encuentras, trabaja mano a mano con los empleados en corregirlo para esta negatividad podría esparcirse y contagiar a otros empleados, disminuyendo su motivación y entusiasmo hacia la empresa.

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3 listas que todo emprendedor debe hacer.

La experta en productividad Laura Stack afirma que tener una larga lista de pendientes puede resultar contraproducente para un emprendedor. “Combinar todas las tareas puede distraer mucho y dificultar saber qué hacer”, señala Stack. “Por eso, es mejor separar las cosas en aquellas que necesitas hacer hoy y las que no”.

Para organizar de mejor manera tu tiempo, la experta recomienda tener tres listados. Toma nota:

1. La lista HIT

Empieza cada día con un listado limitado de pendientes. Stack le llama la lista HIT (Tareas de Alto Impacto, por sus siglas en inglés) las cuales son las que te permiten mantener el flujo de trabajo adecuado.

“Si la usas correctamente, tu lista HIT puede convertirse en una de tus mejores herramientas de productividad”, señala la experta. “Una lista HIT literalmente guía tu trabajo diario, por lo que debes ser realista. Si tiene más de 10 puntos, está demasiado saturada”.

Por ejemplo, una lista HIT debería lucir así:

• Enviar contrato a xyz cliente.
• Terminar el reporte mensual de ingresos.
• Escribir el boletín de la empresa.

2. La lista Master

Ésta debe incluir todo aquello que quieras o necesites hacer en algún momento. “Esto es lo que algunas personas usan como lista de pendientes”, afirma Stack. “Mientras que los puntos de la lista HIT son importantes (incluso urgentes) a corto plazo, no debes permitir que éstos abrumen a los proyectos a largo plazo y las tareas necesarias para alcanzar el verdadero éxito en tu negocio”.

Stack sostiene que cuando hay algo importante pero que no tenga una fecha límite o no sea urgente, se debe añadir a la lista Master.

Una lista de este tipo debería ser parecido a esto:

• Contratar a un nuevo asistente
• Investigar sobre un nuevo software de CRM
• Comprar una nueva impresora
• Actualizar mis tarjetas de presentación

Para asegurarte de que esta lista no se convierta en “un archivo muerto de tareas olvidadas”, Stack sugiere hacer una revisión semanal de ella y añadir fechas de inicio, basándote en su nivel de importancia. Si un punto se puede dividir en varias tareas, hazlo e inclúyelas en la lista HIT cuando estés listo para comenzar a realizarla.

3. La lista de lo que NO debes hacer

Finalmente, Stack sugiere crear una lista de lo que “No debes hacer” en la que incluyas las tareas que debes evitar puesto que te quitan tiempo. “Podrías pensar que la clave de la productividad es hacer más cosas al día”, dice Stack. “Pero no necesitas tener un calendario lleno de tareas innecesarias para ser productivo y lograr más”.

Una lista de lo que deberías evitar podría ser así:

• No hacer pequeñas tareas que puedes delegar
• No hacer cosas de trabajo durante tu tiempo libre
• No ser presa del perfeccionismo 

Hay un punto que Stack sugiere que todos deberían poner en su lista de cosas que no se deben hacer: monitorear el e-mail todo el día. “Los e-mail no aparecen en orden de importancia, y no deberías leerlos conforme van cayendo en tu bandeja de entrada. A menos de que tu trabajo lo requiera, no revises tu mail más que unas cuantas veces al día”. 

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